Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 29 października 2026

1. Administrator danych

KSC Manager jest produktem spółki Trinity DSK sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001273532, NIP 8971980896, REGON 545982395 („Administrator”, „my”). Administrator odpowiada za dane opisane w pkt 2 — z wyjątkiem danych w modułach organizacji w aplikacji (pkt 2.4), których administratorem jest organizacja.

Kontakt w sprawach danych osobowych: rodo@trinitydsk.com albo pisemnie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane zbieramy

2.1. Formularz kontaktowy (kscmanager.pl): imię i nazwisko, nazwa organizacji, adres e-mail, temat i treść zapytania, preferowany sposób kontaktu, numer telefonu (tylko gdy wybierzesz kontakt telefoniczny) oraz treść i czas wyrażonych zgód. Nie podawaj w formularzu danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) ani poufnych informacji o zabezpieczeniach swoich systemów — nie są potrzebne do odpowiedzi.

2.2. Test samooceny NIS2/KSC (quiz.kscmanager.pl): adres e-mail, opcjonalnie imię, nazwa firmy, NIP oraz odpowiedzi udzielone w teście (sektor, liczba pracowników, przychód, poziom przygotowania), treść i data wyrażonych zgód oraz informacja, czy i kiedy e-book został pobrany z indywidualnego linku w wiadomości. Niezależnie od tego test zapisuje anonimowo, do którego kroku doszła dana wizyta oraz które odpowiedzi (kafelki: branża, liczba pracowników, przychód, poziom przygotowania) wybrano na kolejnych krokach — także wtedy, gdy test nie zostanie ukończony (numer kroku, wybrana odpowiedź i czas). Tekstów wpisywanych w formularzu (nazwa firmy, imię, NIP, e-mail) ta statystyka nie obejmuje. Zapis odbywa się bez plików cookie, bez adresu IP i bez powiązania z osobą, dopóki nie poda ona adresu e-mail.

2.3. Konto w aplikacji (demo.kscmanager.pl): imię i nazwisko, adres e-mail, hasło w formie zahaszowanej, nazwa organizacji podana przy zgłoszeniu demo, dane drugiego składnika logowania (klucze dostępu, aplikacja uwierzytelniająca, kody zapasowe — w formie, która nie pozwala ich odtworzyć), historia logowań (data, adres IP, przeglądarka), rezygnacje z wiadomości e-mail oraz połączenia z agentem AI, które osoba zatwierdziła.

2.4. Dane w modułach organizacji: treść rejestrów prowadzonych przez organizację w aplikacji (procesy, aktywa, ryzyka, incydenty, zadania, dostawcy, umowy, audyty, dokumenty i pliki), w tym dane osób, które organizacja wskazuje albo opisuje (np. właściciele obiektów, osoby kontaktowe dostawców, audytorzy). Administratorem tych danych jest organizacja, która prowadzi rejestry; my przetwarzamy je w jej imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. W sprawie tych danych zwróć się do organizacji — prośbę skierowaną do nas przekażemy jej i pomożemy ją wykonać.

2.5. Zaproszenia do organizacji: adres e-mail osoby zapraszanej i role, które ma otrzymać — podaje je osoba zapraszająca w imieniu organizacji. Osoba zapraszana dostaje od nas wiadomość z informacją, kto ją zaprasza i jak usunąć swoje dane bez zakładania konta.

2.6. Dane techniczne: adres IP i dane przeglądarki przetwarzane automatycznie przez infrastrukturę hostingową (Cloudflare) w celach bezpieczeństwa.

2.7. Statystyki odwiedzin strony kscmanager.pl (Google Analytics) — wyłącznie po wyrażeniu zgody: odwiedzone podstrony, źródło wejścia, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia i przeglądarki, wybrane zdarzenia na stronie (np. wejście na stronę modułu, kliknięcie przycisku udostępniania lub głównego przycisku, wysłanie formularza kontaktowego — bez adresu e-mail i treści zapytania) oraz identyfikator zapisany w pliku cookie Google Analytics.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Odpowiedź na zapytanie, prezentacja systemu i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby) lub lit. f (prawnie uzasadniony interes: komunikacja z organizacją, którą reprezentujesz).
• Kontakt telefoniczny w sprawie zapytania i oferty — gdy wybierzesz telefon jako preferowany kontakt: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda wyrażona w formularzu).
• Wysyłka wyniku testu i materiału edukacyjnego (e-book) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działanie na żądanie osoby, która wypełniła test).
• Przesyłanie informacji handlowych o KSC Manager drogą elektroniczną — art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (zgoda w formularzu kontaktowym albo w teście). Zgoda jest dobrowolna — zapytanie wyślesz, a wynik testu i e-book otrzymasz także bez niej; możesz ją w każdej chwili wycofać.
• Statystyki przebiegu i wybranych odpowiedzi w teście oraz odnotowanie pobrania e-booka — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: ocena, czy test i materiał docierają do odbiorców).
• Świadczenie usługi (konto, organizacja, dane w aplikacji) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Bezpieczeństwo kont — historia logowań, drugi składnik logowania, wykrywanie nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w ochronie kont i danych organizacji).
• Wysłanie zaproszenia do organizacji i obsługa odmowy — w imieniu organizacji (pkt 2.5), na podstawie umowy powierzenia.
• Rozliczenia za korzystanie z usługi — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa, obowiązki podatkowe i rachunkowe).
• Ochrona przed nadużyciami (weryfikacja Cloudflare Turnstile, limity liczby żądań) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa usługi).
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Statystyki odwiedzin strony kscmanager.pl (Google Analytics) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w pasku na stronie, którą można w każdej chwili wycofać).

4. Okres przechowywania danych

• Zapytanie z formularza kontaktowego — przez czas obsługi, a następnie 12 miesięcy od zakończenia korespondencji lub ostatniego kontaktu, chyba że dane są potrzebne do zawarcia albo wykonania umowy lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń (wtedy do ich przedawnienia).
• Dane do informacji handlowych na podstawie zgody — do wycofania zgody; po wycofaniu zachowujemy tylko informację o zgodzie i jej wycofaniu, żeby wykazać zgodność z prawem.
• Dane z testu samooceny — do czasu wycofania zgody marketingowej; bez tej zgody — 12 miesięcy od wypełnienia testu. Anonimowe statystyki przebiegu testu — bez ograniczenia (nie pozwalają zidentyfikować osoby).
• Konto w aplikacji — przez czas korzystania z usługi; po usunięciu konta albo organizacji dane są usuwane, a z kopii zapasowych znikają w ciągu 30 dni.
• Historia logowań (data, adres IP, przeglądarka) — 12 miesięcy; wygasłe sesje — 7 dni po wygaśnięciu.
• Zaproszenia, których nikt nie przyjął — 30 dni po wygaśnięciu (zaproszenie jest ważne 7 dni); po odmowie — usuwane od razu.
• Kopie wiadomości wysłanych przez aplikację w imieniu organizacji — 90 dni.
• Dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane Google Analytics — zgodnie z okresem przechowywania ustawionym w Google Analytics (14 miesięcy).

5. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora:

• Cloudflare, Inc. — hosting aplikacji, testu i strony, baza danych i pliki, ochrona przed botami (Turnstile), CDN.
• Resend — wysyłka wiadomości e-mail (wyniki testu, powiadomienia, wiadomości aplikacji).
• Google Ireland Limited / Google LLC — Google Analytics, statystyki odwiedzin strony kscmanager.pl (wyłącznie po wyrażeniu zgody).
• Dostawca poczty elektronicznej Administratora — obsługa korespondencji z formularza kontaktowego i zgłoszeń demo.

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nie przekazujemy danych partnerom handlowym do ich własnych celów marketingowych.

Część podmiotów przetwarzających ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych albo korzysta z infrastruktury poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) w przypadku podmiotów nim objętych, a w pozostałych przypadkach — na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres z pkt 1.

6. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w każdym czasie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Realizacja powyższych praw: rodo@trinitydsk.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Imię i nazwisko, adres e-mail i hasło zmienisz sam w aplikacji („Moje konto”), tam też wypiszesz się z wiadomości, które nie są konieczne do korzystania z konta.

7. Cookies i podobne technologie

Używamy niezbędnych plików cookie aplikacji i — wyłącznie za zgodą — plików Google Analytics na stronie kscmanager.pl; marketingowych nie używamy. Szczegóły: Polityka cookies. Zgodę zmienisz w każdej chwili: Ustawienia plików cookie.

8. Dobrowolność podania danych i decyzje zautomatyzowane

Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone w formularzach jako wymagane są niezbędne do odpowiedzi na zapytanie, przesłania wyniku testu albo założenia konta — bez nich tego nie zrobimy. Numer telefonu podajesz tylko wtedy, gdy wolisz kontakt telefoniczny. Zgody na informacje handlowe są dobrowolne i nie wpływają na możliwość skorzystania z formularzy. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

9. Bezpieczeństwo danych

Transmisja danych jest szyfrowana (TLS), a hasła są przechowywane w formie zahaszowanej (PBKDF2-SHA256). Logowanie do aplikacji wymaga drugiego składnika (klucz dostępu albo kod z wiadomości e-mail, zależnie od ustawień organizacji). Dane każdej organizacji są od siebie oddzielone, a dostęp do nich zależy od ról nadanych przez organizację. Panel operatora jest dostępny wyłącznie po uwierzytelnieniu kluczem sprzętowym, a każda operacja na danych organizacji jest zapisywana w dzienniku. Kopie bazy danych przechowujemy nie dłużej niż 30 dni.

10. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana — aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji.

11. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych: rodo@trinitydsk.com, Trinity DSK sp. z o.o., ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław.